Zasady pisania poprawnego e-maila

Przed wysłaniem e-maila musimy pamiętać o odbiorcy e-maila. Nie każdy użytkownik poczty:

• ma szybki komputer,
• ma zainstalowane programy takie jak Ty,
• ma super szybkie łącze jak Twoja firma,
• otrzymuje tylko parę e-mali dziennie.

Stosując się do zasad przedstawionych poniżej stworzysz czytelnego e-maila, na który z pewnością odpowie Twój odbiorca.

1. Nadaj tytuł e-mailowi, stwórz tytuł zgodny z treścią e-maila

Nie wysyłaj odbiorcy e-maila nie zawierającego tytułu. Wyobraź sobie skrzynkę pocztową z listą e-maili bez tytułów. Jak wyszukać e-mail, który przyszedł tydzień temu?

Druga sprawa to filtry antyspamowe w programach pocztowych. Bardzo często zdarza się, że e-mail bez tytułu jest traktowany jako spam (niechciana poczta). Przez co może nie dotrzeć do adresata.

2. NIE PISZ KAPITALIKAMI

Tekst napisany tylko dużymi literami nie jest czytelny. Osoba czytająca w ten sposób e-maila może odnieść wrażenie, że nadawca nie wie, które wyrazy pisze się dużymi literami :). Proszę spojrzeć:

Poza tym pisanie wszystkiegodużymi literami oznacza w Internecie KRZYK i jest źle odbierane przezInternautów.

3. Zastanów się czy odbiorca otworzy załącznik dołączony przez Ciebie do listu.

Nie wszystkie programy, które są zainstalowane na Twoim komputerze są też zainstalowane na komputerze Twojego odbiorcy. Poniżej znajduje się przykładowa lista plików wraz z prawdopodobieństwem ich otwarcia:

Bardzo prawdopodobne:
ipg, jpeg, gif (pliki graficzne)
doc, xls, txt (dokumenty)
html (strony internetowe)

Prawdopodobne:
pdf (dokumet)

Mało prawdopodobne:
cdr (plik corel draw)
odt (dokument Open Office)

Jeżeli masz wątpliwośći, że odbiorca będzie miał program potrzebny do otwarcia pliku, to poinformuj odbiorcę jakiego programu potrzebuje plik i jak go zainstalować.


4. Odpowiadaj pod cytatem.

Jeżeli odpowiadamy na listy to program pocztowy cytowany tekst poprzedza odpowiednim znakiem np: >.
Naturalnym sposobem czytania tekstu przez człowieka jest metoda Od góry do dołu. Nie zmuszajmy naszego odbiorcy aby szukał w treści e-maila informacji na jakie pytanie odpowiadamy.

Poniższa tabela pokazuje przykład korespondencji pomiędzy dwoma osobami. Proszę o zapoznanie się z treścią w tabeli i przeanalizowanie, który e-mail jest nam łatwiej i szybciej przeczytać i zrozumieć.

5. Tnij cytaty

Zasada polega na tym aby usuwać z e-maila, na który się odpowiada niepotrzebne treści, nie związane z kontekstem odpowiedzi. Poniższa tabela przedstawia przykład odpowiedzi na e-mail:

6. Dziel tekst na akapity oraz łam linie.

Tekst zbity i bardzo szeroki nie jest czytelny. Odbiorca, który otrzyma list z treścią poniżej bardzo szybko się zniechęci czytaniem.

7. Dodaj nagłówek oraz stopkę do listu.

Zasada ta wywodzi się z tradycji pisania listów. Dobrze jest zacząć list pozdrowieniem Witam, Hej i zakończyć również: Pozdrawiam, Z wyrazami szacunku, W razie wątpliwości pozostaję do Państwa dyspozycji.

Dobrze jest też w stopce dodać informację od kogo otrzymujemy list np:

Jan Kowalski
Kierownik działu marketingu
telefon: 0600 123 123

Programy pocztowe pozwalają na automatyczne dodawanie stopki do strony.

8. Zastanów się czy załącznik, który wysyłasz musi być taki duży.

Przyjrzyj się swojemu załącznikowi. I odpowiedz na przykładowe pytania:

• Czy 6 MB (mega bajtowy) pdf zawierający umowę, nie jest czasem za duży?
• Czy zdjęcia które wysyłam klientowi do obejrzenia muszą mieć 4000x3000 pikseli. Czy może wystarczą mniejsze?

Czasami warto poświęcić więcej czasu na przygotowanie załącznika w taki sposób aby odbiorca, który ma go otworzyć nie miał z nim problemu.

Dowiedz się więcej: